Если у вас в штате есть хотя бы один сотрудник, вы обязаны вести кадровый учет. Это не просто папка с приказами, а живой процесс: прием, перевод, отпуск, больничный, увольнение. Каждая операция требует документов, сроков и подписей. В Москве проверки ГИТ и военкомата идут регулярно, и инспекторы смотрят не только на наличие бумаг, но и на их актуальность. Бухсфера берет кадровый учет на себя: вы избавляетесь от рутины, а мы следим, чтобы все было оформлено по закону.
Ошибка в кадровом деле может стоить дорого. Штраф за отсутствие трудового договора — до 100 000 рублей, за непредставление СЗВ-ТД — до 50 000. А если воинский учет не ведется, военкомат может оштрафовать на 400 000 рублей. И это не считая судов с сотрудниками и восстановления на работе. Мы видели компании, которые теряли деньги просто потому, что вовремя не обновили график отпусков или не сдали отчет. Кадровый учет в Москве лучше доверить тем, кто делает это каждый день.
Что входит в услугу «Ведение кадрового учета»
Мы закрываем весь кадровый цикл: от оформления нового сотрудника до его увольнения. Вам не нужно держать кадровика в штате или разбираться в постоянно меняющихся формах. Вот что мы делаем для вас:
- Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников: трудовые договоры, приказы, личные карточки.
- Ведение воинского учета: постановка на учет, снятие, отчетность в военкомат.
- Подготовка и сдача СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и других кадровых отчетов.
- Составление графиков отпусков, расчет больничных и отпускных, оформление командировок.
- Разработка локальных актов: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, охране труда.
- Консультации по кадровым вопросам и защита интересов при проверках ГИТ и военкомата.
Обсудим вашу кадровую задачу сегодня? Получить консультацию
“За 12 лет практики я видела много компаний, где кадровый учет велся «на коленке». И каждый раз это заканчивалось штрафами или судами. Мы в Бухсфере настраиваем кадры так, чтобы проверка не стала сюрпризом. Приходите — покажем, как должно быть.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не просто оформляем документы. Мы выстраиваем кадровый учет так, чтобы он работал на вас: снижал риски, экономил время и помогал избегать штрафов. Вот два главных отличия, которые отмечают наши клиенты.
Опыт с 2010 года
Более 12 лет ведем кадровый учет в Москве. Знаем требования ГИТ и военкомата, следим за изменениями законодательства и применяем их на практике.
Финансовая ответственность
Если из-за нашей ошибки вас оштрафуют, мы компенсируем сумму штрафа. Это прописано в договоре. Вы защищены.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают предприниматели и директора. Если не нашли ответ — позвоните по телефону 8 (800) 600 07 88.
Стоимость зависит от количества сотрудников и объема операций. Базовый тариф для компании до 10 человек — от 15 000 рублей в месяц. В него входит оформление приемов и увольнений, ведение воинского учета, сдача СЗВ-ТД и консультации. Для штата до 30 человек — от 25 000 рублей. Если нужен разовый аудит кадровых документов, он стоит от 30 000 рублей. Точную цену назовем после короткого разговора — позвоните, и мы посчитаем под вашу ситуацию.
Воинский учет обязателен для всех организаций, независимо от формы собственности. Если его не вести, военкомат может оштрафовать на сумму до 400 000 рублей по статье 21.5 КоАП РФ. Также возможен штраф на директора — до 50 000 рублей. Кроме того, при проверке военкомат может потребовать восстановить учет за прошлые периоды, а это дополнительная работа и нервы. Мы ведем воинский учет под ключ: ставим на учет, снимаем, сдаем отчеты и отвечаем на запросы.
Да, мы работаем в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, а также в Контур и СБИС. Если у вас своя программа, мы можем вести учет в ней или предложить свою. Все документы вы получаете в электронном виде и на бумаге по запросу. Доступ к вашей базе мы согласовываем, чтобы вы всегда видели актуальное состояние кадров.
Передача дел занимает от 3 до 10 рабочих дней в зависимости от объема. Мы проводим аудит: проверяем трудовые договоры, приказы, личные карточки, воинский учет, отчетность. Если находим ошибки, исправляем. Затем составляем акт приема-передачи и берем ответственность на себя. Вам не нужно ничего переделывать — мы сделаем это за вас.
Ответственность несет организация, но если ошибку допустили мы, то компенсируем штраф. Это условие прописано в договоре. Мы дорожим репутацией, поэтому работаем внимательно и перепроверяем документы. За 12 лет практики у нас не было ни одного случая, чтобы клиент пострадал из-за нашей ошибки. Если сомневаетесь, можем показать рекомендации.
Да, СЗВ-ТД сдается при увольнении не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Если сотрудник уволился в пятницу, отчет нужно сдать в понедельник. За нарушение срока — штраф 50 000 рублей. Мы отслеживаем все кадровые события и сдаем отчеты вовремя, чтобы вы не получали штрафы.
Локальные акты, такие как правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график отпусков, нужно обновлять ежегодно или при изменении законодательства. График отпусков утверждается до 17 декабря текущего года на следующий год. Трудовые договоры обновляются при изменении условий работы. Мы следим за сроками и напоминаем вам заранее.
Да, мы сопровождаем проверки трудовой инспекции и военкомата. Готовим документы, отвечаем на запросы, присутствуем при проверке (по доверенности) и защищаем ваши интересы. Если инспектор найдет нарушение, мы поможем составить возражения и снизить штраф. В 2023 году мы успешно сопроводили 17 проверок, и ни один клиент не получил максимальный штраф.
Конечно. Мы оказываем услуги как комплексно, так и отдельно. Многие клиенты ведут бухгалтерию самостоятельно или с другим подрядчиком, а нам доверяют именно кадры. Это удобно: вы получаете узкопрофильного специалиста, который знает кадровое законодательство досконально. Стоимость кадрового учета в этом случае будет ниже, чем полный аутсорсинг.
Основные отчеты: СЗВ-ТД — при приеме, переводе, увольнении (не позднее следующего рабочего дня), СЗВ-СТАЖ — раз в год до 1 марта, 4-ФСС — ежеквартально до 20-го числа (на бумаге) или 25-го (в электронке). Воинский учет — по запросу военкомата в течение 2 недель. Мы ведем календарь и сдаем все вовремя.
Если сотрудник отказывается подписывать приказ, нужно составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Это подтвердит, что вы ознакомили его с документом. Мы помогаем правильно оформить такие ситуации, чтобы у вас не было проблем при проверке. Главное — не оставлять это без внимания, иначе суд может встать на сторону сотрудника.
