Проверка кадрового учета — это ревизия всех документов по сотрудникам: от трудовых договоров и приказов о приеме до графиков отпусков, табелей и личных карточек. Мы в «Бухсфере» проводим такие аудиты для ООО и ИП в Москве и видим одну и ту же картину: даже аккуратные компании с 10–15 сотрудниками накапливают десятки ошибок за два-три года. Причина обычно простая — кадровик уволился, приказы делали «потом», а приказ об отпуске писали задним числом. Проверка нужна перед визитом ГИТ, при смене кадровика, при выходе из «серой» зоны или просто когда директор понимает: он не знает, что лежит в папке с кадровыми документами. За 5 рабочих дней вы получите отчет с перечнем нарушений и понятный план, как их закрыть.
Штрафы за кадровые нарушения — не абстракция из учебника. По ст. 5.27 КоАП РФ компанию наказывают на 30 000–50 000 ₽ за первое нарушение и на 50 000–70 000 ₽ при повторном. Нет письменного трудового договора — уже 50 000–100 000 ₽. Не проведена СОУТ — до 80 000 ₽, сотрудник допущен к работе без обучения по охране труда — до 130 000 ₽. А теперь умножьте на количество пунктов, которые найдет инспектор: он проверяет не «учет в целом», а каждый документ отдельно. Отдельная история — персональные данные: с 30 мая 2025 года штрафы за обработку без письменного согласия выросли до 300 000 ₽, а неуведомление Роскомнадзора стоит столько же. И самое неприятное: уволившийся сотрудник может написать жалобу в ГИТ, и тогда проверка начнется не «когда-нибудь», а в течение 10 рабочих дней.
Что входит в услугу «Проверка кадрового учета»
Проверяем кадровый учет целиком, а не выборочно. Работаем по чек-листу из 120+ пунктов, который собрали за 11 лет практики, и сверяем документы с действующими нормами ТК РФ, КоАП и разъяснениями ГИТ. Смотрим весь период, а не только последний год: ошибка 2022 года может всплыть в 2026-м, когда истечет срок хранения документов и доказать что-то будет уже нечем.
- Проверяем трудовые договоры, допсоглашения и договоры ГПХ: условия оплаты, режим работы, место работы, обязательные пункты по ст. 57 ТК РФ.
- Сверяем приказы по личному составу с заявлениями, договорами и табелями — ищем расхождения в датах, суммах и основаниях.
- Проверяем личные карточки Т-2, трудовые книжки и сведения в ЭТК: полноту записей, сроки внесения, соответствие приказам.
- Анализируем график отпусков, расчет отпускных и компенсаций, соблюдение сроков выплаты зарплаты, аванса и расчета при увольнении.
- Смотрим охрану труда: СОУТ, обучение по охране труда, медосмотры, инструктажи, журналы, выдачу СИЗ и спецоценку рабочих мест.
- Проверяем воинский учет, работу с персональными данными (согласия, политика, уведомление РКН) и локальные акты: ПВТР, положение об оплате труда.
Проверим кадровые документы и назовем стоимость в день обращения. Оставить заявку
“За 11 лет я проверила больше 400 кадровых папок. В восьми случаях из десяти первое, что бросается в глаза, — приказы, подписанные задним числом, и трудовые договоры без условий оплаты. Это мелочи ровно до первого громкого увольнения или проверки ГИТ.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не аудиторская фирма с формальным заключением. «Бухсфера» — бухгалтерская компания, которая каждый день ведет учет клиентам и знает, как кадровые документы выглядят не в теории, а после трех смен кадровика и двух реорганизаций. Поэтому отчет пишем так, чтобы им можно было пользоваться: с конкретными действиями, сроками и оценкой риска в рублях.
11 лет и 400+ проверок
Мы видели проверки ГИТ, споры с уволенными сотрудниками и требования Роскомнадзора. Знаем, за что инспектор зацепится в первую очередь, и проверяем именно эти места.
Отчет, а не отписка
Никаких формулировок «рекомендуем привести в соответствие». В отчете — конкретный документ, конкретная норма, конкретный штраф и конкретное действие. План можно сразу отдать кадровику в работу.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают директора и главные бухгалтеры перед началом аудита. Если своего вопроса не нашли — просто позвоните, ответим без «продажи».
Стоимость зависит от численности сотрудников и объема документов. Для компаний до 15 человек — от 25 000 ₽, до 50 человек — от 40 000 ₽, для штата 100+ считаем индивидуально. В цену входит проверка документов, отчет, план устранения нарушений и часовая консультация по результатам. Если по итогам аудита вы заказываете у нас восстановление документов, стоимость проверки зачитываем в счет работ. Точную цифру называем после короткого разговора: достаточно сказать численность и как давно ведется учет. Звоните 8 (800) 600 07 88 — сориентируем за пять минут.
Стандартный срок — 5 рабочих дней для компании до 30 человек и 7–10 дней для штата до 100. Отсчет начинаем с момента, когда получаем полный пакет документов. Если документы есть в электронном виде и лежат по порядку, укладываемся в 3 дня. Срочный аудит «за 48 часов» делаем, когда проверка ГИТ уже назначена или пришла жалоба от сотрудника: работаем в выходные, стоимость при этом выше примерно на 50%. Отчет отдаем в PDF и в виде таблицы, чтобы его можно было сразу передать кадровику или юристу.
Ничего страшного — мы для этого и нужны. В отчете каждое нарушение расписываем: что не так, какая норма нарушена, чем грозит и как исправить. Часть ошибок закрывается быстро: дооформить согласие на обработку данных, внести запись в трудовую книжку, подготовить допсоглашение. Часть требует аккуратной работы — например, восстановить приказы за прошлые годы так, чтобы они не противоречили табелям и расчетным ведомостям. Если нужно, наши специалисты сами все исправят: это отдельная услуга, но мы сразу говорим, сколько она стоит и сколько времени займет.
По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства компания платит 30 000–50 000 ₽, при повторном нарушении — 50 000–70 000 ₽. Отдельно: нет письменного трудового договора — 50 000–100 000 ₽, не проведена СОУТ — до 80 000 ₽, сотрудник допущен к работе без обучения по охране труда — до 130 000 ₽. По персональным данным с 30 мая 2025 года суммы выросли: обработка без письменного согласия — до 300 000 ₽, неуведомление Роскомнадзора — до 300 000 ₽. Наказывают не за «плохой учет в целом», а по каждому составу отдельно, поэтому суммы складываются.
Да, и так делает большинство клиентов. Вы выгружаете документы из 1С или «Контура», либо просто сканируете папку и присылаете по защищенному каналу. Работаем по договору с пунктом о конфиденциальности, доступ к файлам есть только у проверяющего специалиста. Результат тот же — отчет плюс онлайн-встреча на час, где разбираем нарушения и отвечаем на вопросы. В офис приезжаем, если документы только на бумаге, их много или нужно посмотреть архив: по Москве в пределах МКАД это бесплатно.
Сначала смотрим то, что инспектор ГИТ запрашивает раньше всего: трудовые договоры и допсоглашения, приказы о приеме, переводе и увольнении, личные карточки Т-2, трудовые книжки и сведения в ЭТК, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости, график отпусков. Дальше — локальные акты: ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных, штатное расписание. И третий блок — охрана труда и воинский учет: СОУТ, журналы инструктажей, обучение, медосмотры, списки военнообязанных и отчетность в военкомат.
Три документа. Первый — отчет о проверке: таблица с каждым нарушением, ссылкой на норму, оценкой риска в рублях и способом исправления. Второй — план устранения: пошаговый, с ответственными и сроками, от самых горящих пунктов к второстепенным. Третий — перечень отсутствующих документов с шаблонами: трудовой договор, приказ, согласие на обработку персональных данных, допсоглашение и так далее. Плюс часовая консультация с главным бухгалтером, где можно задать любые вопросы по отчету.
Нужен, и часто именно небольшим компаниям. При штате до 15 человек кадровый учет обычно ведет директор или бухгалтер «в свободную минуту», то есть документы делаются по остаточному принципу. А требования одинаковые для всех: и трудовой договор, и СОУТ, и согласия по персональным данным, и воинский учет нужны даже в компании из пяти человек. Плюс именно малый бизнес чаще получает жалобы от уволившихся сотрудников. Проверка на 8 человек стоит от 25 000 ₽ и занимает 3–5 дней — это дешевле одного штрафа.
Да, это отдельная услуга — восстановление кадрового учета. Порядок такой: сначала аудит, потом восстанавливаем то, что можно подтвердить фактами. Приказы за прошлые периоды оформляем по табелям, расчетным ведомостям и банковским выпискам, чтобы документы не противоречили друг другу. Трудовые договоры готовим с даты фактического допуска к работе — иначе в них нет смысла. Заново формируем график отпусков, личные карточки, журналы, положение об оплате труда. Для компании до 30 человек это обычно 2–3 недели.
Оптимально — раз в год, до сдачи годовой отчетности или в январе-феврале, когда формируется график отпусков. Обязательно внепланово: при смене кадровика или главного бухгалтера, перед проверкой ГИТ, после массовых увольнений, при переходе на новую систему оплаты труда, при смене собственника. И еще один простой повод — если вы не можете за 10 минут найти трудовой договор любого сотрудника. Когда поиск занимает полдня, в учете уже беспорядок, и проверять надо сейчас, а не «после сезона».
Да, дистанционно работаем по всей России: договор, документы и оплата — онлайн. Схема та же, что в Москве: вы присылаете сканы или выгрузку из программы, мы проверяем и отдаем отчет с планом исправления. Разница только в том, что офисный визит недоступен: если документы существуют только на бумаге, помогаем организовать курьерскую доставку. Для клиентов из Москвы и Подмосковья возможен выезд — приедем в офис, посмотрим архив и пообщаемся с кадровиком. Уточнить детали можно по телефону 8 (800) 600 07 88.
